La Agencia Española de Protección de Datos ha reprendido a la Diputación de Pontevedra por exigir y conservar una copia del DNI de un ciudadano que presentó un escrito de alegaciones contra una multa. El organismo considera que esa práctica vulneró la normativa vigente al tratarse de un dato no necesario para esa gestión administrativa.
La AEPD aprecia una vulneración del principio de minimización
La resolución concluye que se incumplió el artículo 5.1 c) del Reglamento General de Protección de Datos, que obliga a que los datos personales sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad del tratamiento. En este caso, la infracción se produjo al requerir y archivar una fotocopia o imagen del DNI para admitir unas alegaciones.
La Diputación de Pontevedra defendió que en las oficinas de asistencia en materia de registro se pedía la exhibición o copia del documento para comprobar la identidad del interesado. Sin embargo, la Agencia entiende que esa verificación podía realizarse sin necesidad de incorporar una copia del documento al expediente.
La identidad podía acreditarse sin guardar la copia del documento
La AEPD sostiene que la identidad del ciudadano podía acreditarse mediante la diligencia del funcionario de la oficina de asistencia, sin exigir ni conservar la reproducción del DNI. Ese criterio lleva al organismo a apreciar una recogida excesiva de datos personales respecto del fin perseguido.
"Si bien esta Agencia valora positivamente la adopción de medidas correctoras implementadas (…) que permiten la comprobación visual del DNI, la validación en la aplicación y el registro de la confirmación, dichas actuaciones no eximen de responsabilidad por la infracción ya cometida ni eliminan los efectos derivados de la misma" - Agencia Española de Protección de Datos
La Diputación cambia el protocolo tras la resolución
Tras la actuación de la Agencia, la Diputación de Pontevedra ha modificado el protocolo de las oficinas de asistencia en materia de registros del ORAL para que no se incorporen copias del DNI de los interesados. Además, ha procedido a la supresión de la copia del DNI aportada por la persona reclamante.
La resolución deja así fijado que la comprobación visual del documento, junto con la validación en la aplicación y la constancia de esa verificación, resulta suficiente en este tipo de trámites, aunque la corrección posterior del procedimiento no evita el reproche por la infracción ya cometida.