Administración electrónica y privacidad: lo que pasa con tus datos cuando haces un clic
Hace unos años, hacer un trámite con la administración significaba colas infinitas, sellos, papeles y ventanillas. Hoy, casi todo se hace en línea. Pides un certificado, renuevas un documento, consultas tus puntos del carnet… sin moverte de casa. Una maravilla, sí, pero también un cambio enorme: ahora cada clic que das deja un rastro.
El documento “Protección de datos personales y Administración electrónica”, elaborado para la Agència Catalana de Protecció de Dades, ya advertía de esto hace casi dos décadas. Explicaba con detalle cómo la digitalización mejoró la gestión pública, pero también cómo puso en riesgo algo tan básico como la privacidad. Vamos por partes.
1. La tecnología y la administración: la eficiencia que tiene precio
Digitalizar la administración fue una revolución. Se acabaron las carpetas llenas de papeles, los archivos eternos y las consultas presenciales para todo. Ahora la información está centralizada, accesible y automatizada. Pero eso tiene un precio: cuantos más datos maneja un sistema, más grande es el riesgo de que algo se escape.
El autor lo resume muy bien: el problema no es solo cuánta información se guarda, sino cómo se usa y quién puede acceder a ella.
Por ejemplo, cuando haces un trámite online, tu identidad se registra automáticamente, igual que la fecha, la IP o el documento que subes. Todo eso forma parte del “rastro digital” del ciudadano. Y si no hay controles adecuados, ese rastro puede convertirse en una mina para quien no debería tenerlo.
2. Publicar información en Internet: la transparencia con límites
Uno de los apartados más interesantes del texto trata sobre la difusión de información administrativa en la red.
Hasta no hace mucho, publicar un listado con nombres, resoluciones o sanciones era lo normal. Pero cuando esas listas pasaron del tablón de anuncios al portal web, el impacto cambió radicalmente. Lo que antes leían unos pocos ahora lo ve cualquiera, desde cualquier parte del mundo y durante años.
Por eso, la idea es clara: transparencia sí, pero con cabeza. Publicar datos personales (nombres, direcciones, números de expediente…) debe hacerse solo si hay una razón legal y, además, con una duración limitada.
La administración tiene que preguntarse siempre:
¿Hace falta poner el nombre completo o basta con iniciales?
¿Durante cuánto tiempo debe estar disponible esta información?
¿Podría afectar negativamente a la persona si sigue visible en Google dentro de diez años?
Si la respuesta incomoda, toca revisar antes de publicar.
3. Registro digital: el ojo invisible que ve tus clics
Otro punto poco conocido: cada vez que entras en una web institucional, el sistema registra tus pasos. No solo el trámite que haces, sino también cuántas veces entras, cuánto tiempo pasas o qué consultas realizas.
Este registro puede tener sentido (por ejemplo, para demostrar que has presentado una solicitud o para mejorar la seguridad del sistema), pero también plantea preguntas: ¿hasta qué punto es legal conservar esos datos? ¿Durante cuánto tiempo? ¿Y quién los puede revisar?
El documento insiste en que la administración debe ser transparente sobre este registro. El ciudadano tiene derecho a saber qué información suya se guarda y con qué finalidad. No puede ser un “gran hermano digital” disfrazado de eficiencia.
4. Firma electrónica: el nuevo DNI que todo lo conecta
La firma electrónica y el DNI digital fueron presentados como la gran solución. Y lo son, siempre que se usen bien. Permiten identificarnos sin tener que ir físicamente a una oficina.
Pero el autor del estudio lanza una advertencia importante: cuando el mismo identificador (por ejemplo, el número de DNI electrónico) se usa para todo tipo de trámites —sanitarios, fiscales, académicos, laborales—, se corre el riesgo de crear un perfil demasiado completo de la persona.
En otras palabras: si todo está vinculado a un solo número, alguien con acceso privilegiado podría reconstruir tu vida entera. Por eso se recomienda limitar el uso del mismo identificador según el contexto y aplicar medidas de seudonimización o cifrado cuando sea posible.
5. Interconexión de bases de datos: el sueño (y el riesgo) de la administración moderna
Una de las mayores ventajas del gobierno digital es que las administraciones pueden compartir información entre ellas. Ya no hace falta llevar veinte papeles distintos: un ayuntamiento puede consultar directamente tus datos del padrón o la Seguridad Social.
Perfecto… hasta que alguien lo hace sin control.
El texto explica que las interconexiones entre bases de datos públicas deben estar reguladas y justificadas. No todo intercambio de información es legal. Solo se permite cuando existe:
Una ley que lo ampare.
Una finalidad concreta.
Y garantías de seguridad adecuadas.
Si un organismo consulta datos que no necesita, o los usa para un fin distinto del original, está vulnerando la normativa. Por ejemplo, no es lo mismo usar tus datos fiscales para calcular una ayuda que para elaborar un estudio estadístico sin anonimizar.
6. Confianza, transparencia y rendición de cuentas
El documento también habla de un concepto que hoy se repite mucho: la confianza digital. Para que la gente use la administración electrónica sin miedo, debe tener claro que sus datos están seguros y que puede reclamar si algo sale mal.
Por eso se propone crear políticas de rendición de cuentas (accountability, si lo prefieres en inglés):
Informar al ciudadano sobre qué datos se recogen y para qué.
Registrar los accesos internos.
Publicar de forma proactiva los protocolos de protección de datos.
Y, sobre todo, asumir responsabilidades cuando haya fallos.
7. El papel del ciudadano
La administración electrónica no es solo cosa del gobierno. También depende de nosotros. El texto recuerda que los ciudadanos tenemos derechos, pero también deberes: usar los canales oficiales, proteger nuestras contraseñas, revisar qué datos entregamos y, cuando algo no encaja, reclamar.
Porque sí, reclamar sirve. Si crees que una web institucional ha publicado información personal tuya sin justificación, puedes dirigirte a la Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT) y pedir su retirada.