La Agencia Española de Protección de Datos ha reprès la Diputació de Pontevedra per exigir i conservar una còpia del DNI d'un ciutadà que va presentar un escrit d'al·legacions contra una multa. L'organisme considera que aquesta pràctica va vulnerar la normativa vigent en tractar-se d'una dada no necessària per a aquesta gestió administrativa.
L'AEPD aprecia una vulneració del principi de minimització
La resolució conclou que es va incomplir el article 5.1 c) del Reglament General de Protecció de Dades, que obliga que les dades personals siguin adequades, pertinents i limitades al que és necessari per a la finalitat del tractament. En aquest cas, la infracció es va produir en requerir i arxivar una fotocòpia o imatge del DNI per admetre unes al·legacions.
La Diputació de Pontevedra va defensar que a les oficines d'assistència en matèria de registre es demanava l'exhibició o còpia del document per comprovar la identitat de l'interessat. Tanmateix, l'Agència entén que aquesta verificació podia realitzar-se sense necessitat d'incorporar una còpia del document a l'expedient.
La identitat podia acreditar-se sense guardar la còpia del document
La AEPD sosté que la identitat del ciutadà podia acreditar-se mitjançant la diligència del funcionari de l'oficina d'assistència, sense exigir ni conservar la reproducció del DNI. Aquest criteri porta l'organisme a apreciar una recollida excessiva de dades personals respecte del fi perseguit.
"Si bé aquesta Agència valora positivament l'adopció de mesures correctores implementades (…) que permeten la comprovació visual del DNI, la validació en l'aplicació i el registre de la confirmació, aquestes actuacions no eximeixen de responsabilitat per la infracció ja comesa ni eliminen els efectes derivats de la mateixa" - Agencia Española de Protección de Datos
La Diputació canvia el protocol després de la resolució
Després de l'actuació de l'Agència, la Diputación de Pontevedra ha modificat el protocol de les oficines d'assistència en matèria de registres de l'ORAL perquè no s'incorporin còpies del DNI dels interessats. A més, ha procedit a la supressió de la còpia del DNI aportada per la persona reclamant.
La resolució deixa així fixat que la comprovació visual del document, juntament amb la validació en l'aplicació i la constància d'aquesta verificació, resulta suficient en aquest tipus de tràmits, tot i que la correcció posterior del procediment no evita el retret per la infracció ja comesa.