L'article 3 de la Llei orgànica 3/2018 regula des del desembre del 2018 la gestió de les dades personals de persones finades a Espanya. Aquesta normativa afecta qualsevol ciutadà de Barcelona, Girona o Tarragona els familiars o hereus del qual vulguin accedir, rectificar o suprimir informació personal del difunt en registres d'empreses, institucions o administracions públiques.
Drets d'accés, rectificació i supressió després del traspàs
La llei reconeix tres drets fonamentals per als allegats: accés, rectificació i supressió de les dades personals del difunt. El dret d'accés permet consultar quina informació està sent tractada, mentre que el de rectificació possibilita corregir dades inexactes o incompletes. El dret de supressió autoritza a sol·licitar l'eliminació definitiva de les dades personals, sempre que no existeixi una obligació legal de conservar-les.
El Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) europeu no preveu la protecció de dades de persones finades, per la qual cosa la legislació espanyola és la que determina el procediment. La LOPDGDD permet que familiars i hereus sol·licitin l'accés, rectificació o supressió de les dades personals del difunt, encara que han de respectar les instruccions que el mateix finat hagués deixat en vida, ja sigui en testaments, documents notarials, disposicions expresses o configuracions de privacitat en plataformes digitals.
Qui pot exercir aquests drets i com s'acredita el vincle
No existe una llista tancada de persones legitimades per exercir aquests drets. S'entén que tenen vinculació cònjuges, parelles de fet, descendents, ascendents, germans i altres familiars propers amb relació personal efectiva i demostrable. L'expressió "vinculació de fet" pot incloure parelles sentimentals no formalitzades, tutors, cuidadors habituals o persones amb convivència estable amb el finat
Els responsables del tractament de dades poden requerir documentació que acrediti tant el vincle amb el finat com l'absència d'instruccions contràries. En cas de conflicte sobre la legitimació per exercir aquests drets, correspon als tribunals determinar si hi ha vinculació suficient. Fins que no s'aclareixi la legitimació, les sol·licituds poden ser denegades per les empreses o administracions responsables.
Limitacions, excepcions i conservació de dades
La conservació de dades ha de respectar els principis de proporcionalitat i limitació del termini de conservació establerts en la normativa de protecció de dades. Un cop complerts els terminis legals, les dades han de ser eliminades o anonimitzades, fins i tot sense sol·licitud expressa dels familiars. Hi ha excepcions per a dades amb valor històric, estadístic o de recerca científica, que es poden conservar durant períodes més amplis amb garanties adequades.
Certa informació s'ha de preservar per imperatiu legal durant terminis específics, com passa amb registres fiscals, sanitaris o judicials, independentment de la defunció de la persona. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) és l'autoritat encarregada de vetllar pel compliment de la LOPDGDD, amb capacitat sancionadora de fins a 20.000.000 d'euros o el 4% del volum de negoci anual en els casos més greus.